出口留样编号要接到样品费和确认版本

海外客户看完产品页后要样品，销售只回复“样品可寄，费用另议”。等客户付款、工厂打样、仓库寄出以后，团队才发现样品费是否抵扣、留样放在哪个柜位、批量订单按哪一版确认都没人记录。出口样品页要把留样编号接到费用和版本记录里。

样品费要对应费用状态

公开页只写判断口径：标准件、小改色、开模件、功能测试样分别怎样评估费用。后台记录要有sample_fee_status，例如free、paid、deductible或pending_review，并写清currency、amount、payment_time和valid_days。销售引用页面时，不能把一次活动价写成长期承诺。

费用口径还要和数量、材料、表面处理、包装方式对应。同一产品有标准样、改色样、开模样和功能样，页面要把差异写到sample_type字段里。样品费用的基础口径可参考样品页面的费用口径说明，本篇只处理留样编号和版本交接。

打样前要看资料是否够用。页面可以列出最小资料包：目标用途、预计数量、材料或颜色、尺寸图、包装要求和收件国家。客户只写“send sample”时，销售先补齐这些字段，再让样品管理员排期，避免样品做好后才发现客户要的是另一种规格。

留样编号要进入同一条记录

客户确认样品后，样品管理员给留样生成retained_sample_no，记录产品型号、客户代码、样品类型、生产批次、确认日期、存放位置和保管期限。编号不能只贴在袋子上，还要进入官网询盘后台或销售交接表，避免半年后只剩一张模糊照片。

寄样单也要能追到留样。页面提醒客户保留快递单号和样品标签，内部记录则写tracking_no、ship_date、receiver和sample_condition。样品寄送责任的边界，可对照样品寄送页面里的物流责任说明。

确认样要写到批量交接

客户邮件里写“OK for mass production”时，销售把确认内容写进confirmed_sample_version，不能只转发聊天截图。若客户只认可颜色、不认可包装，页面和交接表都要拆开记录approved_item。批量生产前，生产负责人按留样编号和确认项复核，不能只看旧报价单。

样品反馈进入批量订单时，要保留change_note、reviewer和effective_order。客户提出尺寸调整、标签位置或包装材料变化后，销售更新样品记录，并让工程或质量负责人确认新版本。样品反馈如何进入批量，可参考外贸样品反馈转入批量的记录方式。

留样异常也要有处置动作。样品破损、标签脱落、超过保管期或客户确认被撤回时，样品管理员应把retained_sample_status改为damaged、expired或replaced，并拍照留档。销售再次报价前先看状态，不能继续引用已经失效的确认样。

页面边界要提醒客户先确认条件

不能直接判断的情况要写清楚：客户只给图片没有材质，目标数量未定，样品需要开模，运输限制影响包装，或目的国有认证要求。外贸销售先收集用途、数量、颜色、材料、目标价格和收件国家，再决定样品费和交期。页面只给判断条件，不替销售承诺固定费用。

若客户要求寄回原样或保留测试样，页面也要提醒先确认保管期限和退样方式。样品属于客户来件时，销售还要记录return_required和return_address，不能把客户原件混入普通留样柜。

资料负责人每月复查样品页和后台字段。检查样品费状态是否仍有效，留样编号是否能找到实物，确认样版本是否对应批量订单，已过保管期的样品是否处理并留下处置记录。页面写清这些条件，客户能先判断索样成本，销售也能把样品资料交给生产和售后，并减少临时追问和补记录。