验厂资料公开前要分清样本和受控原件

客户准备验厂时，销售常把体系证书、检测记录、车间照片和追溯表打包发过去。对方只是想先判断工厂是否值得排期，团队却把带订单号、供应商名称和签字页的原件一起外发。验厂资料进入官网前，要先分清公开样本和受控原件。

公开页先给目录和判断口径

官网可以公开的是资料目录、适用范围、字段样本和申请方式。例如质量体系证书、检验能力说明、来料记录样张、制程检查表字段、出货检验报告模板。页面要写清record_type、version、owner、review_cycle和可提供条件，让客户知道资料存在，也知道哪些内容需要审核后提供。

公开样本不要使用真实订单。质检记录可以保留字段结构，如批次号、检验项目、判定结果、复核人和日期，但要隐藏客户名、供应商名、工单号和签字图。哪些记录能公开，哪些只能评估后提供，可参考质量控制页面里客户可获取记录的说明。

受控原件要绑定审核范围

客户进入正式验厂或供应商审核后，资料负责人再按audit_scope提供受控原件。范围应写到产品线、工序、订单阶段和有效时间，不能用“全部质量资料”这类口径。销售提交申请，质量负责人确认可外发字段，资料负责人记录file_name、file_hash、receiver和expiry_date。

受控包内部还要保留release_status，例如draft、reviewed、released或expired。客户拿到的文件应对应同一份发送清单，清单里写文件页数、附件数量、压缩包名称和发送渠道。后续客户追问某一页记录时，销售能按清单找到原件位置。

外协工序更要单独标注。喷涂、热处理、检测或包装资料可能来自合作方，公开页面只能说明责任边界和记录类型，不能把外协供应商的完整报告默认挂出。外协记录进入官网时的边界，可对照外协工序证据记录的责任划分。

样本字段要能追到真实记录

公开样本不能只做成漂亮截图。每个样本字段要能追到内部真实记录，比如inspection_no对应检验台账，material_lot对应材质证明，drawing_rev对应图纸版本，calibration_due对应量具校准状态。客户看公开页时能判断资料结构，正式审核时也能沿同一字段回查。

批次追溯类资料要谨慎。官网可以说明炉批号、材质证明和成品批次之间的对应关系，但真实证书编号和客户订单号要在受控交接中出现。炉批号到成品批次的记录方法，可参考原材料炉批号追到成品批次的整理方式。

复查动作要落到责任人

不能直接公开的情况要暂停：客户指定保密项目、记录里出现第三方品牌、供应商合同限制外发、报告带未处理异常项，或文件版本超过review_cycle。销售不能靠经验判断，质量负责人要给出公开、脱敏、按需发送或拒绝外发四种状态。

每次更新公开页，都要保留change_note和reviewer。证书换版、检测项目变化、表单字段调整后，资料负责人同步修改网页、样本文件和下载申请提示。若客户已经拿到旧版受控原件，销售要在交接记录里补上替换时间和旧文件失效条件，并通知对方按新版清单复核。

验收时检查四件事：官网是否只公开目录和样本，受控原件是否有审核范围，样本字段能否追到内部记录，过期或异常文件是否被拦下。工厂把这些边界写进页面，百度能抓到资料结构，客户也能在询盘前完成初步验厂判断，销售交接时也少一轮反复解释和临时找文件。