客户来样要绑定询盘编号与收样处置状态

快递送来一箱客户样件，外箱只写了销售姓名。销售正在出差，技术人员先拆箱测量，几天后却找不到它对应哪条询盘，也不清楚客户是否要求退回。来样一旦脱离询盘编号，报价条件、图纸版本和实物状态就会分开。收样人员应在开箱前建立记录，再把技术任务和后续处置接到同一编号上。

开箱前确认来源，开箱后生成唯一来样编号

销售在客户寄出前创建inquiry_id，并记录寄件公司、联系人、快递单号、预计件数、样件用途和是否需要退回。官网表单或邮件已经收到图纸时，还要保存附件状态和版本；大文件是否完整可参考询盘图纸附件的核对方法。客户未提前通知的包裹进入unknown_source队列，仓储不能凭包装上的简称猜测项目。

收样人员拍摄未拆封外箱、运单遮敏图和开箱顺序，记录received_time、carrier_no、package_damage、item_count与receiver。每个实物生成sample_id，多件相同样品也分别编号，避免其中一件被切割或测试后仍沿用整箱状态。编号标签只写内部编码，不把客户名称、电话或产品秘密暴露在公共区域。

收样照片要能看清整体、关键特征、损伤位置和比例参照。尺寸、材质、颜色或加工状态未经检测时写成待确认，不能照抄客户口述值作为工厂结论。客户提供色板或签样件时，还要关联色卡体系、表面工艺和签样版本，具体字段可对照色卡编号与签样版本的记录方式。

系统把sample_id、inquiry_id和原始来源页放进同一记录。客户从哪个产品页发起询盘、表单带了哪些来源参数，应继续传给销售端；不能因为后来收到实物就丢掉首访页面。来源字段的保存方式可参考询盘首访页面与来源参数。

官网的寄样说明页只公开寄送前需要确认的事项，包括收件部门、包装要求、危险或易损属性、费用责任和退回选择。客户名称、快递单号、样件照片、内部编号与处理进度留在受控系统中。页面可以提供查询入口，但必须经过身份校验，不能让外部人员按连续编号查看他人的样件状态。

技术使用、保管和退回都要改变样品状态

技术负责人领取样件时创建task_id，写明测量、拆解、切割、成分检测或试加工的用途，并由销售确认客户授权范围。客户只允许无损测量时，技术人员不能为了判断材质自行取样。任务开始、暂停、完成和待补资料分别更新sample_status，产生的尺寸记录、检测报告和试加工照片都引用同一个sample_id。

样件在仓库、检测室和机加工区之间流转时，交接人记录from_location、to_location、时间和当前外观。样件发生切口、污损或零件拆分后，照片和状态同步更新。多个询盘需要参考同一件样品时，系统建立只读关联，不能复制一个新编号后把两条处置指令分开维护。

报价单引用来样条件时，应写明样件编号、使用的图纸版本和仍待客户确认的项目。实物只能帮助技术人员理解当前样品，无法证明客户后续批量来料完全一致。材质、热处理、尺寸公差或表面状态没有可核对文件时，报价保留复检条件，销售不能把目测结果写成保证值。

客户在寄出前选择return_required、retain_until或disposal_authorized。需要退回的样件记录包装方式、发出时间、承运单号和签收状态；允许留存的样件写明保管期限与访问权限；允许处置也要由销售保存客户确认。期限届满但指令不清时，状态改为hold_for_instruction，仓储不能自行丢弃。

销售负责确认来源和处置要求，收样人员建立编号并拍照，技术负责人批准使用范围，仓储维护位置和到期提醒。上线验收可模拟一件未预报来样、一件允许切割的样件和一件必须退回的样件，逐步检查询盘关联、状态变化、附件、交接位置和签收结果。销售从报价记录反查实物，仓储从样件编号找到客户指令，两端一致后再投入日常使用。